Informationsflut 2.0: E-Mails inzwischen mehr Fluch als Segen

Ausgabe 7/2012

Die E-Mail ist für viele Arbeitnehmer der wichtigste Informations- und Kommunikationskanal für ihre tägliche Arbeit. Allerdings hat die Flut der E-Mails in den letzten Jahren so stark zugenommen, dass sie eher Fluch als Segen für den Arbeitsalltag sind. Laut einer Untersuchung von Mindjet, einem Lösungsanbieter von Werkzeugen für eine bessere Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen, hat jeder Arbeitnehmer durchschnittlich pro Woche 185 E-Mails in seinem Postfach, die zu bearbeiten sind. Dazu haben ein Drittel dieser E-Mails noch einen mehr oder weniger umfangreichen Anhang mit weiteren Informationen. Insgesamt wurden für diese Studie 1.000 vollzeittätige Büromitarbeiter in Deutschland befragt.

 

Für die Arbeitnehmer kostet die Bearbeitung von E-Mails in erster Linie Zeit und Nerven. Das ständig steigende E-Mailaufkommen führt dazu, dass viele Arbeitnehmer kaum mehr in der Lage sind, ausreichend Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten zu finden. Zudem haben sie Probleme, relevante Informationen im E-Maildschungel zu finden, und zwar dann, wenn sie diese benötigen. Für die Unternehmen kostet das E-Mailsystem für jeden Mitarbeiter Geld. Laut Mindjet müssen Unternehmen je Mitarbeiter für die E-Mailnutzung 4.334 Euro pro Jahr aufwenden.

Weitere Folgen der täglichen Informationsflut sind z.B.:

  • Von 37 täglichen empfangenen E-Mails wird jede 5. Mail von den Arbeitnehmern nicht gelesen.
  • Jede 3. E-Mail hat noch einen Anhang mit einem oder mehreren Dokumenten. Ein Drittel dieser Anhänge werden nicht oder unvollständig gelesen.
  • Die Mitarbeiter wenden pro Arbeitstag 36 Minuten für die Suche nach benötigten Informationen in E-Mails auf. Ein Drittel der Studienteilnehmer suchen sogar täglich mehr als eine Stunde nach den in E-Mails enthaltenen Informationen.
  • Die Informationssuche kostet die Unternehmen im Jahr 144 Arbeitsstunden pro Mitarbeiter.
  • 60% der Teilnehmer haben in ihrem Berufsalltag Probleme im Umgang mit der täglichen Informationsflut.
  • Um der Informationsüberflutung zu begegnen, arbeiten 14% der Arbeitnehmer einfach länger, bei 12% reduziert die Informationsmenge die Freude an der Arbeit und weitere 12% erkennen das Problem zwar, haben aber keine Lösung zur Hand.
  • Zur „Informationsflut 2.0“ tragen auch die Vielzahl an Meetings bei. Durchschnittlich hat jeder Arbeitnehmer täglich ein Meeting zu besuchen. Dazu kommen weitere durchschnittliche 67 Minuten pro Tag für den informellen Austausch mit den Arbeitskollegen.

 

Rechnen wir die in dieser Studie festgestellten Zeitaufwendungen zusammen, wird deutlich, dass für die eigentlichen Arbeitsaufgaben immer weniger Zeit zur Verfügung steht.

Übrigens geht auch Mindjet, wie viele andere bereits zuvor, von einem baldigen Ende der klassischen E-Mail im Geschäftsalltag aus. Bisher hält sich die E-Mail aber erstaunlich hartknäckig und das zunehmende Volumen nimmt eben auch nicht ab. Ob, wie von Mindjet vorgeschlagen, kollaborative Tools die Lösung für das E-Mail-Dilemma sein können, scheint aufgrund bisheriger Erfahrungen aber zweifelhaft zu sein.

Quelle:
„Mindjet-Studie: Arbeitnehmer sind der Informationsflut oft nicht mehr gewachsen“; Blogeintrag vom 11. Juli 2012, online abrufbar unter http://blog.mindjet.de/?p=1245

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