Wunsch und Wirklichkeit bei der Kollaboration

Ausgabe 08-2013

Eine Studie von Alfresco, Betreiber der gleichnamigen bekannten Enterprise-Content-Plattform, hat untersucht, wie weit Wirklichkeit und Anspruch bei den Zusammenarbeitsmöglichkeiten in Unternehmen auseinanderklaffen. Generell verschwinden die klassischen Unternehmensgrenzen immer mehr und Kollaboration wird von allen Organisationen als der entscheidende Schlüssel zum zukünftigen Erfolg ihrer Unternehmungen betrachtet. Dazu wurden weltweit 1.600 IT-Mitarbeiter und Entscheidungsträger von Firmen befragt. Die Kernaussage der Studie lautet, dass sich die Mitarbeiter heute für ihre Arbeit vor allem ein einziges, sicheres und leicht zu nutzendes Dokumenten-Kollaborationswerkzeug wünschen.

Folgende Resultate haben sich bei dieser Umfrage ergeben:

  • Nur 18% der Umfrageteilnehmer sind der Meinung, dass ihr Unternehmen in der Lage ist, Wissen unter den Mitarbeitern effektiv auszutauschen.
  • 70% der Umfrageteilnehmer sehen einen Trend bei ihren Mitarbeitern, die immer öfter ihre eigenen, persönlichen Kollaborations-Tools und -anwendungen mitbringen und für ihre Arbeit einsetzen.
  • Die am häufigsten eingesetzten Anwendungen bzw. Tools, um Geschäftsdokumente mit anderen Personen zu teilen sind: Geschäftliche E-Mail (89%), persönliche E-Mail (54%), USB-Stick (53%) oder CDs sowie Instant Messaging (44%).
  • Wenn es um den Austausch von Dokumenten geht, steht die Sicherheit mehrheitlich im Vordergrund. Für 40% der Entscheidungsträger in den IT-Abteilungen ist die Einhaltung von Vorschriften die größte Herausforderung, wenn es um die Sicherheit von Dokumenten geht.
  • Die derzeit erhältlichen Werkzeuge sind, schlicht gesagt, ungeeignet für die Ansprüche der heutigen Mitarbeiter. Die User sind durch das hohe Aufkommen von E-Mails, den großen Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und die ständige Überprüfung von verschiedenen Dokumenten-Versionen frustriert. Insgesamt 84% der Befragten haben angegeben, dass sie in den letzten 12 Monaten schon einmal Probleme beim Senden oder Austauschen von Dateien gehabt haben.
  • Die IT-Abteilungen unterstützen die Nutzung von innovativen Tools für die Zusammenarbeit wie öffentliche (39%) und private (48%) Cloud-Speicher. Zudem sagen 49% der befragten IT-Mitarbeiter, dass sie pro aktiv die Beschäftigten dazu ermuntern, ihre eigenen Cloud-basierte Anwendungen einzusetzen, während nur 28% dies grundsätzlich ablehnen. Auf der anderen Seite sagen die Mitarbeiter, dass ihre IT-Abteilung nicht auf Veränderungen reagiert.
  • Die Mitarbeiter würden lieber Tools einsetzen, die von ihrem Unternehmen bereitgestellt werden (63%), als ihre eigenen für die Arbeit mitzubringen (37%).
  • 89% der Geschäftsuser wünschen sich ein einziges, sicheres Tool, mit dem sie Dokumente mit anderen austauschen können.

Solche Studien, wie die vorliegende, sind bei den verständlichen Eigeninteressen der Auftraggeber – wie in diesem Fall Alfresco –, immer mit Vorsicht zu interpretieren. Allerdings zeigt die Studie doch zwei wunde Punkte auf, die viele, wenn nicht alle Unternehmen betreffen:

1. Die E-Mail ist und bleibt der vorherrschende Kommunikationskanal, um Dokumente auszutauschen.

2. Die Unternehmen sind auch mit all den neuen, ach so hippen, sozialen Softwarelösungen aktuell nicht in der Lage, das Grundbedürfnis ihrer Mitarbeiter nach einem einzigen, leicht einsetzbaren und sicheren Zusammenarbeitstool zu befriedigen.

Gleichzeitig nehmen die Geschäftskontakte und -vernetzungen immer mehr zu. 78% der Umfrageteilnehmer haben z.B. angegeben, dass sie erwarten, dass ihre Geschäftskontakte in den nächsten zwei Jahren um 20% zunehmen werden.

Die Empfehlung von Alfresco aus diesen Studienresultaten lautet, dass die Mitarbeiter vermehrt den Kontakt zu ihren IT-Abteilungen suchen sollten. Diese sind in der Lage, für die meisten der oben dargestellten Probleme entsprechende Lösungen zu finden. Wohl wahr, dass viele Mitarbeiter vermehrt daran gehen, ihre eigenen sozialen Tools und Endgeräte ohne vorherige Abstimmung mit ihrer eigenen IT-Abteilung für die Arbeit einsetzen. Nicht ganz unschuldig an dieser Gegebenheit sind auch viele Anbieter von solchen Social Software-Lösungen. Viele Software-Anbieter bieten solche Werkzeuge nämlich in einer kostenlosen Variante zum vermeintlichen unverbindlichen Kennenlernen an. Dank Web wird meistens nur eine E-Mailadresse und ein Passwort benötigt. Die Software selbst muss nicht installiert werden, da es sich hier um Cloud-Lösungen handelt. Tatsache ist aber, dass diese kostenlosen Versionen nur dazu dienen, ihre kostenpflichtigen Versionen an die Unternehmen zu bringen, sowie auch andere Produkte durch die Hintertür einzuschleusen. Frei nach dem Motto, Hauptsache, man kriegt einen Fuß in die Tür.

Quelle:

http://www.alfresco.com/2013survey

 

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