ERMS zur Verwaltung von elektronischen Quellen

Ausgabe 5/2014

Electronic Resource Management Systems (ERMS), oder deutsch Systeme zur Verwaltung von elektronischen Ressourcen, sind heute praktisch für Bibliotheken oder Informationszentren unverzichtbar. Immer größer wird das Angebot an E-Ressourcen in den Bibliotheken und immer größer ist die Nachfrage nach solchen elektronischen Medien durch die Bibliotheksbenutzer. Zu kompliziert und umfangreich scheinen die mit diesen Angeboten verbundenen Tätigkeiten und Arbeitsabläufe inzwischen geworden zu sein, als dass dies etwa mit einfachen Excel-Tabellen oder durch traditionelle Hilfsmittel wie der konventionellen Bibliotheksverwaltungssoftware und Katalogisierung von Medien noch effizient bewerkstelligt werden könnte. Der folgende Beitrag untersucht, welche Bestandteile in einem ERMS enthalten sein sollten, und ob ein ERMS wirklich immer eine sinnvolle Ergänzung zu der bestehenden Bibliotheksinfrastruktur darstellt.



Electronic Resource Management Systems (ERMS), oder deutsch Systeme zur Verwaltung von elektronischen Ressourcen, sind heute praktisch für Bibliotheken oder Informationszentren unverzichtbar. Immer größer wird das Angebot an E-Ressourcen in den Bibliotheken und immer größer ist die Nachfrage nach solchen elektronischen Medien durch die Bibliotheksbenutzer. Zu kompliziert und umfangreich scheinen die mit diesen Angeboten verbundenen Tätigkeiten […]

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Ein ERMS dient - wie der Name schon sagt - zum Management von elektronischen Ressourcen. Ein ERMS ist ein System zur Verwaltung von Informationen und Workflows, die erforderlich sind, um E-Ressourcen effizient auszuwählen, zu erwerben, zu pflegen, zu erneuern bzw. abzubestellen. Dazu regelt ein ERMS den Zugang der verschiedenen Nutzergruppen zu elektronischen Medien in

Übereinstimmung mit den Geschäfts- und Lizenzbedingungen der Medienanbieter.

Elektronische Ressourcen zu verwalten ist allgemein eine komplexe Aufgabe, da viele verschiedene Dinge beachtet und überwacht werden müssen, wie z.B.:

  • Aktualisierte Titellisten für Zeitschriftenpakete
  • Dauerhafte Zugangsrechte
  • Abonnements- und Zahlungserinnerungen
  • Verwaltungsinformationen
  • Nutzungsberichte.

Viele dieser Einzelteile, wie Titellisten und Kontaktinformationen zu Verlagen, sind miteinander verknüpft und ändern sich in unregelmäßigen Abständen. Andere Teile, wie die Nutzungsberichte, müssen zuerst zusammengefasst, mit anderen Daten zusammengeführt und dann verknüpft werden, um eine bessere Analyse zu ermöglichen. Zudem muss bei den Erwerbinfos der gekauften oder abonnierten Materialien noch eine Verknüpfung zu anderen, externen Systemen existieren, um Rechnungen und Zahlungen abwickeln zu können.

Im Folgenden wird zur Vereinfachung dieser Thematik das Ressourcenmanagement in fünf Bereiche aufgeteilt:

  • Wissensbasis (Knowledge Base) Eine Wissensbank ist eine Datenbank mit Informationen über verschiedene Gesichtspunkte der Bibliotheksressourcen. Generell findet man hier Metadaten zu Abonnements, eingekauften Informationen, Links zu Zeitschriften oder Büchern, und nicht den eigentlichen Inhalt einer Informationsquelle. Sinn dieses Informationsteils ist es, Daten nur einmal zentral zu erheben und auch zu pflegen. Eine Wissensbasis zu besitzen ist außerordentlich wichtig, weil die enthaltenen Informationen zu den Ressourcen das grundlegende und notwenige Element sind, damit irgendeine Bibliothekssoftware überhaupt arbeiten kann.

  • Erwerbung - Budget, Abonnements und Kauf

Die Diskussion der Bibliotheksbudgets für den Erwerb von Abonnements oder Inhalten/Informationen ist komplex, da von Bibliothek zu Bibliothek jede diese Aufgabe praktisch anders handhabt. Ein sehr weitverbreitetes Vorgehen in Bibliotheken ist es z.B. das Erwerbsmodul des Bibliothekssystems für diese Aufgabe einzusetzen. Es gibt aber noch weitere Erwerbsysteme. In großen Bibliotheken wird z.B. oft auf Eigenentwicklungen gesetzt, die auf komplexe Datenbanken wie Oracle oder MySQL aufsetzen.

Entscheidend ist, dass ein vollumfänglicher Austausch zwischen dem jeweiligen Erwerbsmodul der Bibliothek und dem ERMS möglich ist. Ist dies nicht der Fall, weil das integrierte Bibliothekssystem (ILS - Integrated Libarary System) z.B. über kein robustes ERM-Modul verfügt, ist ein ILS basiertes ERMS nicht die richtige Wahl für diese Bibliothek.

  • Administration

Ebenfalls ein sehr wichtiger Bestandteil zur Verwaltung von elektronischen Quellen ist das Speichern von Informationen zu jeder dieser Ressource. Dies gilt besonders für Verwaltungsdaten und Kontaktinformationen. Diese Informationen in einer strukturierten Form abzulegen ist nicht ganz einfach, da für jeden Verlag, für jede Zeitschrift und jede Datenbank, die die Bibliothek anbietet, eine bestimmte Menge an detaillierten Daten erhoben und überwacht werden müssen. Zudem wird diese Aufgabe dadurch erschwert, dass es in der Welt der elektronischen Informationsquellen eine sehr große Anzahl an Anbietern gibt. Hier haben die meisten ERMS, gleichgültig ob es sich um Stand-alone-Systeme handelt oder integriert in eine Bibliothekssoftware, einen großen Vorteil. Sie verfügen über eine eingebaute Funktion, um solche Verwaltungs- und Kontaktinformation nachzuverfolgen und zentral zu pflegen. Erstaunlicherweise nutzen aber nur 20% der Bibliotheken, die ein ERMS einsetzen, diese administrative Komponente. Bevorzugt werden in Bibliotheken solche Informationen in Excel-Dateien, E-Mails, Netzwerklaufwerken oder sogar in Papierform abgelegt und gepflegt.

  • Lizenzierung

Die meisten der elektronischen Informationsquellen, die eine Bibliothek hält, benötigen eine Lizenz, also einen Vertrag, der festlegt, wie und wann die Ressource genutzt werden darf. Lizenzen beinhalten viele verschiedene Nutzungsaspekte einer E-Ressource, die von der Fernleihe, einem dauerhaftem Zugang bis zur unrechtmäßigen Nutzung reichen. Lizenzen stecken also die rechtliche Verantwortung der Bibliotheken bei dem Gebrauch dieser Ressourcen ab. Gerade bei den Lizenzen wurde festgestellt, dass Bibliotheken in diesem Bereich gern zu selbstgestrickten Lösungen greifen.

  • Auswertungen

Der fünfte wichtige Bestandteil eines ERMS ist es, gute Berichte zu erstellen. Typische Beispiele hierfür sind Budgetberichte oder eine Übersicht der eingestellten Zeitschriften. Es kann aber auch Nutzungsstatistiken für einzelne Zeitschriften, gesamte Datenbanken oder für alle Quellen eines Verlags oder Informationsanbieters beinhalten. Viele solcher einzelnen Informationsteile sind wichtig, um Entscheidungen zu elektronischen Ressourcen treffen zu können. Ohne spezielle Auswertungssoftware ist es aber nicht möglich, solche umfangreichen Berichte sinnvoll zu erstellen. Weiterhin sollte eine ERM-Berichtskomponente auch über bekannte und geeignete Standards und Schnittstellen zur Datensammlung und -repräsentation wie COUNTER, SUSHI und CORE verfügen, die in der Lage sind, die Nutzung von elektronischen Quellen zu verfolgen.

Die Schlussfolgerung der Autorin lautet, dass es im Prinzip keine Rolle spielt, welches spezifische System eine Bibliothek zur Verwaltung seiner elektronischen Ressourcen einsetzt, so lange nur gewährleistet ist, dass alle notwendigen Aspekte damit berücksichtigt werden können. Eine beste Lösung ist abhängig von den aktuellen Software-Installationen, dem Personalbestand, dem Budgetrahmen und vielen weiteren Faktoren. So lange alle diese zur Verwaltung von elektronischen Ressourcen benötigten Informationen gesammelt werden und von jedem abrufbar sind, der sie benötigt, ist ein ERMS nicht unbedingt notwendig. Werden Daten aber doppelt gesammelt und bearbeitet (redundante Datenhaltung), bestehen Schwierigkeiten diese Daten aktuell zu halten oder zu pflegen, gibt es die gefürchteten Datensilos und sind nicht alle diese Informationsteile miteinander verknüpft, so drängt sich allerdings die Anschaffung eines ERMS auf.

ERM-System sollen Bibliotheken dabei helfen, alle ihre elektronischen Ressourcen zentral zu verwalten, um die bestehenden Workflow-Prozesse effizienter zu gestalten und die Produkte für die Mitarbeitenden und Benutzenden besser zu dokumentieren. Die klassischen Bibliotheksverwaltungsprogramme wurden dagegen nicht für das umfassende Management von elektronischen Ressourcen erstellt und sind daher für diese Aufgabe unzureichend. Dass nicht eine eindeutige Empfehlung zugunsten von ERM-Systemen gegeben werden kann, liegt daran, dass diese Systeme heute noch mehr versprechen, als sie aktuell einhalten können. Viele Funktionalitäten sind noch nicht ausgereift (Datenexport, Abbildung der Lizenzierungsmodelle, Umsetzung von Standards) und oftmals müssen aus technischen und organisatorischen Gründen gerade Verwaltungs- und Kontaktdaten trotzdem doppelt weitergepflegt werden.

Quelle: Anderson, Elsa K.: "Elements of Electronic Resource Management: A Workflow Approach"; in: Library Technology Reports, 2014, Vol. 50, No. 3 (April 2014), 11-22 (Chapter 2)

Schlagworte: Bibliotheken, Bibliothekssoftware, Electronic Resource Management (ERM), elektronische Ressourcen, ERM-Systeme (ERMS)

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