Wie plant man eine Veranstaltung?

Veranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen, Ausstellungen oder auch ein „Tag der offenen Tür“ sind für Informationseinrichtungen ein hervorragendes Instrument, um Werbung für sich und die eigenen Dienstleistungen zu machen. Wie aber plant und organisiert man so einen Anlass, wenn keine oder kaum Erfahrungen in diesem Bereich vorhanden sind? Der vorliegende Beitrag gibt hierzu einige praktische Tipps und Ratschläge, um einen Anlass (möglichst) selbstständig in Eigenregie erfolgreich durchführen zu können.

Selbst wenn man nur für ein kleines Publikum eine ein- oder zweistündige Veranstaltung anbieten will, ist man sehr schnell mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert. Dazu zählen u.a.:

  • Benötigte Räumlichkeiten suchen
  • Erstellung eines Programms
  • Beschaffung von Mikrofonen und anderem Audio-Equipment
  • Anmeldemöglichkeiten bereitstellen
  • Anbieten von Getränken und Mahlzeiten für die Besucher.

Die erste und wichtigste Frage lautet also: „Wo soll man anfangen?“. Hat die Veranstaltung schon früher einmal stattgefunden, sollte der erste Weg zu den ehemaligen Organisatoren führen. Diese dürften in der Regel über gute Hilfsmittel wie Checklisten, Infos…