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Veranstaltungen wie Konferenzen, Tagungen, Ausstellungen oder auch ein „Tag der offenen Tür“ sind für Informationseinrichtungen ein hervorragendes Instrument, um Werbung für sich und die eigenen Dienstleistungen zu machen. Wie aber plant und organisiert man so einen Anlass, wenn keine oder kaum Erfahrungen in diesem Bereich vorhanden sind? Der vorliegende Beitrag gibt hierzu einige praktische Tipps und Ratschläge, um einen Anlass (möglichst) selbstständig in Eigenregie erfolgreich durchführen zu können.
Selbst wenn man nur für ein kleines Publikum eine ein- oder zweistündige Veranstaltung anbieten will, ist man sehr schnell mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert. Dazu zählen u.a.:
- Benötigte Räumlichkeiten suchen
- Erstellung eines Programms
- Beschaffung von Mikrofonen und anderem Audio-Equipment
- Anmeldemöglichkeiten bereitstellen
- Anbieten von Getränken und Mahlzeiten für die Besucher.
Die erste und wichtigste Frage lautet also: „Wo soll man anfangen?“. Hat die Veranstaltung schon früher einmal stattgefunden, sollte der erste Weg zu den ehemaligen Organisatoren führen. Diese dürften in der Regel über gute Hilfsmittel wie Checklisten, Infos zu Budget, Kontaktadressen oder sonstige nützliche Erfahrungswerte verfügen.
Beginnt man aber bei null, sollten als aller erstes die Konferenzziele bestimmt werden, d.h. was soll mit dieser Veranstaltung erreicht werden? Mögliche Ziele sind etwa:
- Neue Kontakte knüpfen oder neudeutsch auch Netzwerken,
- Weiterbildungsmöglichkeiten oder Schulungen für Benutzer anbieten,
- Werbung für die Informationseinrichtung in der eigenen Gemeinde oder Organisation machen,
- oder auch Spendengelder einsammeln.
Danach folgt anschließend die Festlegung eines Veranstaltungs-Mottos. In diesem Zusammenhang sollte gleichzeitig auch ein entsprechendes Organisationsteam für den geplanten Anlass zusammengestellt werden, weil eine Person nicht alles allein machen kann.
Der nächste Schritt beinhaltet die Erstellung von Zeitplänen und Checklisten. Auch bei diesem Punkt, braucht das Rad nicht von neuem erfunden werden. Schließlich gibt es inzwischen genug solcher Listen und Mustervorlagen in der einschlägigen Fachliteratur (siehe auch in diesem Artikel selber) oder im Internet, die dann nur auf die eigene Situation entsprechend angepasst werden müssen.
Hat man also Ziele, Team und Checklisten bestimmt, folgt die Wahl einer geeigneten Örtlichkeit, wo die Tagung, Konferenz etc. stattfinden soll. Entscheidend ist hier die verfügbare Infrastruktur des Ortes. Dazu zählt die Nähe zu einem Flughafen. Oder können die Besucher auch per öffentlichen Nahverkehr, wie Bus oder Bahn, anreisen? Ist an dem vorgesehenen Veranstaltungsort auch eine schnelle Internetverbindung vorhanden?
Nächster Planungspunkt ist die Erstellung eines interessanten Programms. Neben den Vorträgen selbst, müssen auch entsprechende Pausen zwischen den einzelnen Programmteilen berücksichtigt werden. Ist das Leitthema der Veranstaltung erst einmal sorgfältig festgelegt worden, erleichtert dies die Auswahl der einzelnen Themenvorträge und der Sprecher wesentlich. Dann gilt es noch, die Dauer der Präsentationen sowie die Gesamtzahl der Vorträge zu bestimmen. Auch muss geklärt werden, ob im Anschluss eines Vortrags eine Diskussionsrunde folgen soll. Die Auswahl der Redner selbst, kann z.B. anhand von bestehenden Kontakten oder durch eingereichte Papers bestimmt werden. Ergänzend ist es heute auch möglich, dank YouTube und anderen Videoplattformen, sich schon im Vorfeld über die Rednerqualitäten zu überzeugen, falls der geplante Sprecher bereits bei einer anderen Veranstaltung gefilmt worden ist.
Abschließende Planungspunkte betreffen die technologischen Anforderungen an die Veranstaltung, wie Projektoren, verfügbare PC-Arbeitsplätze oder Laptops sowie mobile Internetverbindungen. Allerdings geht die für Besucher angebotene technologische Infrastruktur bei vielen Veranstaltungen bereits weit über diese Standardangebote hinaus. So werden heute zu solchen Anlässen auch gerne spezielle mobile Apps für Besucher programmiert. Mit solchen Apps können sich die Gäste während einer Konferenz besser örtlich orientieren oder auch Zusatzinformationen zu den einzelnen Vorträgen erhalten. Oft wird auch eine spezielle Veranstaltungs-Homepage mit entsprechenden Anmeldemöglichkeiten erstellt. Nicht vergessen werden darf bei länger dauernden Veranstaltungen auch die Versorgung der Gäste mit Essen und Getränken, also das Catering. Teilweise muss im Vorfeld, z.B. bei „grünen Konferenzen“, auch ein bestimmtes Kontingent von Hotelzimmern reserviert werden.
Der vorliegende Beitrag liefert einen guten Einstieg in die Thematik und verdeutlicht die bei einer Veranstaltung zu bewältigenden Herausforderungen. Grundsätzlich sind Konferenzen und Co. aber auch eine Sache der persönlichen Erfahrungswerte, die man sich erst durch das einfache Tun aneignen kann. Größere oder kleinere Fehler sind hierbei wohl unvermeidlich und Überraschungen – angefangen von Wetter, übersehene Parallelveranstaltungen, schlechte Dienstleister etc. – sind so gut wie sicher. Hält man sich an die in diesem Artikel vorgestellten Grundregeln für die Planung und Organisation einer Veranstaltung, dürfte man die gröbsten Fehler wohl vermeiden können. Vielleicht auch nicht ganz unwichtig ist, dass die Organisation eines Anlasses auch die Palette der eigenen, persönlichen Fähigkeiten erweitert.
Quelle:
Shamel, Cynthia: „So You Want to Hold a Conference: Event Planning Resources“; in: Searcher, July/August 2012, 12-17 und 38-39 (Anmerkung: Der Artikel enthält auf S. 15 eine nützliche Checkliste mit einem Zeitablauf für die Planung einer Veranstaltung.)
