Business Intelligence für Infoprofis

Ausgabe 5/2012

check($_SERVER['REMOTE_ADDR'])){ ?>Business Intelligence (BI) ist ein Ausdruck für das Sammeln, Auswerten und Darstellen von den in Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten und ist somit auch Teil des Wissensmanagement einer Organisation. Viele Information Professionals bieten diese Dienste für ihre Kollegen schon seit langer Zeit an. Das Verwalten und Erstellen solcher BI-Prozesse ist aber ein relativ zeit- und kostenaufwändiges Unterfangen. Wie man einen Business-Intelligence-Prozess am besten er- stellt und steuert, versucht dieser Beitrag zu erklären. Als Anschauungsbeispiel dienen die Erfahrungen der Bibliothek des Forschungs- und Beratungsinstituts „Frank Hawkins Kenan Institute of Private Enterprise“ an der Universität von North Carolina-Chapel Hill. Da finanzielle Mittel in Informationseinrichtungen heute fast immer begrenzt sind, wird für die Umsetzung des neuen BI-Prozesses auf eine Kombination von verschiedenen Online-Werkzeugen mit In-house vorhandener Software gesetzt, die wenig Wartung benötigen und teilweise auch kostenfrei erhältlich sind.

Ausgangspunkt dieser Fallstudie ist der Wunsch, einen bestehenden BI-Prozess zu er- neuern. Verbessert werden soll dabei u.a. die umständliche Eingabe und den Abruf von Datensätzen über ein nutzerunfreundliches Webinterface, dass die Verbindung zu einer selbstgebastelten SQL-Datenbank darstellt.

Der 1.Schritt hierzu ist die Durchführung eines Information Audit.

Fragen, die man sich bei einem Audit stellen muss, sind z.B.:

  • Welche Anforderungen haben die Institutsmitarbeiter?
  • Was sind ihre Forschungsinteressen?
  • Wie teilen sie ihre Informationen mit anderen Kollegen (elektronisch oder in gedruckter Form)?
  • Was sind ihre bevorzugten Kommunikationswerkzeuge?
  • Welche Bedeutung hat der BI-Prozess für Nutzer?
  • Bringt der BI-Prozess für sie einen Mehrwert?

Im 2. Schritt werden die verfügbaren Möglichkeiten und Kosten ermittelt.

Grundlage bilden in dieser Phase die durch das Information Audit identifizierten  Dienstleistungen. Der Fokus sollte aber hierbei auf den für diese Dienste benötigten Tools so- wie deren Funktionen und Eigenschaften gelegt werden. Dazu zählen Geschwindigkeit, Flexibilität, geringe Investitionen sowie Berücksichtigung von Urheberrechtsanforderungen. Der letzte Punkt ist relevant, wenn man auch urheberechtlich geschütztes Material – z.B. aus Webseiten, Datenbanken, Zeitschriften – in die Datenbank aufnehmen will. Zudem speichern manche Tools wie Zotero – mit dem automatisch Zitierungen aus dem Web erstellt werden können –, oft mehr Informationen als urheberrechtlich gewünscht und erlaubt ist.

Im 3. Schritt werden die entsprechenden Werkzeuge ausgewählt.

Nachdem man im 2. Schritt die möglichen Tools recherchiert hat, geht es um die eigentliche Werkzeug-Auswahl für den BI-Prozess.  Hier stehen die einzelnen Aufgaben- felder im Vordergrund. So benötigt man ein Werkzeug für die Verwaltung der Web-, Datenbank- und Literaturhinweise, also eine Zitierungssoftware. Weiterhin werden Quellen für die Inhalte benötigt. Kommerzielle Datenbanken wie Factiva oder Genios bieten hier schon vollständig vorgefertigte Lösungen mit zahlreichen Inhalten inklusive automatischer Benachrichtigungen über neue relevante Artikel. Ist für  Erstellung und Betrieb des BI-Prozesses nur ein eingeschränktes Budget vorhanden, kann man versu- chen, diese nicht ganz billigen, kommerziellen Informationsaggregatoren durch kosten- freie Angebote zu ersetzen oder zu ergänzen. Zu nennen ist hier, dank einer Vielzahl von Nachrichtenquellen, etwa Google Alerts. Daneben gibt es die Möglichkeit, Inhaltsverzeichnisse von bekannten Datenbankanbietern wie ScienceDirect oder EBSCO in Form von elektronischen Newslettern oder RSS-Feeds zu beziehen. Weiterhin müssen die gesammelten neuen Inhalte noch an die jeweiligen Nutzer verteilt werden. In der Regel bietet sich hier als erste Wahlmöglichkeit die hausinterne Mailsoftware an, wobei auch andere Lösungen denkbar sind.

Ist der BI-Prozess entsprechend der oben vorgeschlagenen Schritte erstellt worden, darf am Schluss natürlich nicht die Überprüfung des Erfolgs dieser Maßnahmen ausbleiben. D.h. kommen all die relevanten Informationen auch an die richtigen Personen, und können diese daraus auch einen Mehrwert ziehen und/oder ihre Produktivität erhöhen?

Falls dies der Fall ist, kann man gegenüber der übergeordneten Organisationsleitung auch den ROI (Return on Investment - Rendite) der eigenen Abteilung sehr gut nachweisen.

In der vorliegenden Fallstudie wurde für die Verwaltung der Zitierungen RefWorks gewählt, da dieses Tool zudem auch gleich urheberrechtlich unbedenkliche Nachweise erstellen kann. Diese Software wird kombiniert  mit den Tools für die Inhaltssammlung. In diesem Fall freiverfügbare Bibliotheksdatenbanken, elektronische Newsletter, TOC- Dienste (Table of Contents – Inhaltsverzeichnisse aus Zeitschriften und Büchern etc.) und diverse Google Alerts. Verteilt werden die Informationen über die im Haus bereits vorhandene Mailsoftware Microsoft Outlook, die später noch mit der Zusammenarbeitsplattform von Microsoft, SharePoint, ergänzt worden ist. Grundsätzlich müssen es natürlich nicht diese Programme sein, sondern sie sind abhängig von der jeweilig eigenen Situation und den aus dem Information  Audit gefundenen Anforderungen.

Dieser Beitrag zeigt auf, dass auch mit geringen finanziellen Mitteln und ein wenig Kreativität  ein für die User hilfreicher BI-Prozess aufgebaut werden kann. Zentral ist beim Aufbau eines BI-Prozesses die Durchführung eines geeigneten Information  Audit. Stell man hier die richtigen Fragen, erhält man aus diesem Audit eine Vielzahl von wichtigen Hinweisen, um den BI-Prozess richtig planen zu können. Der Rest ist, mehr oder weniger, Fleiß- bzw. Recherchearbeit. Der Beitrag verdeutlicht auch, dass sich hinter vielen Management- und IT-Schlagworten wie Business Intelligence, Competitive Intelligence, Market Intelligence, etc. im Kern oft typische bibliotheks- und informationswissenschaftliche Konzepte verstecken. Diese hören sich nur nicht ganz so marketingtechnisch vollmundig an…

Quelle:
Reifsnider, Cynthia: “Instituting a Business Intelligence Process”; in: Online, May/ June 2012, 28-32
Business Intelligence (BI) ist ein Ausdruck für das Sammeln, Auswerten und Darstellen von den in Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten und ist somit auch Teil des Wissensmanagement einer Organisation. Viele Information Professionals bieten diese Dienste für ihre Kollegen schon seit langer Zeit an. Das Verwalten und Erstellen solcher BI-Prozesse ist aber ein relativ zeit- und kostenaufwändiges Unterfangen. Wie man einen Business-Intelligence-Prozess am besten er- stellt und steuert, versucht dieser Beitrag zu erklären. Als Anschauungsbeispiel dienen die Erfahrungen der Bibliothek des Forschungs- und Beratungsinstituts „Frank Hawkins Kenan Institute of Private Enterprise“ an der Universität von North Carolina-Chapel Hill. Da finanzielle Mittel in Informationseinrichtungen heute fast immer begrenzt sind, wird für die Umsetzung des neuen BI-Prozesses auf eine Kombination von verschiedenen Online-Werkzeugen mit In-house vorhandener Software gesetzt, die wenig Wartung benötigen und teilweise auch kostenfrei erhältlich sind.

Ausgangspunkt dieser Fallstudie ist der Wunsch, einen bestehenden BI-Prozess zu er- neuern. Verbessert werden soll dabei u.a. die umständliche Eingabe und den Abruf von Datensätzen über ein nutzerunfreundliches Webinterface, dass die Verbindung zu einer selbstgebastelten SQL-Datenbank darstellt.

Der 1.Schritt hierzu ist die Durchführung eines Information Audit.

Fragen, die man sich bei einem Audit stellen muss, sind z.B.:

  • Welche Anforderungen haben die Institutsmitarbeiter?
  • Was sind ihre Forschungsinteressen?
  • Wie teilen sie ihre Informationen mit anderen Kollegen (elektronisch oder in gedruckter Form)?
  • Was sind ihre bevorzugten Kommunikationswerkzeuge?
  • Welche Bedeutung hat der BI-Prozess für Nutzer?
  • Bringt der BI-Prozess für sie einen Mehrwert?

Im 2. Schritt werden die verfügbaren Möglichkeiten und Kosten ermittelt.

Grundlage bilden in dieser Phase die durch das Information Audit identifizierten  Dienstleistungen. Der Fokus sollte aber hierbei auf den für diese Dienste benötigten Tools so- wie deren Funktionen und Eigenschaften gelegt werden. Dazu zählen Geschwindigkeit, Flexibilität, geringe Investitionen sowie Berücksichtigung von Urheberrechtsanforderungen. Der letzte Punkt ist relevant, wenn man auch urheberechtlich geschütztes Material – z.B. aus Webseiten, Datenbanken, Zeitschriften

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