Trends in der strategischen Planung von Bibliotheken

Ausgabe 8-2015

Bekanntermaßen hat sich unsere Welt durch die rasante allgemeine technologische Entwicklung in den letzten Jahren und Jahrzehnten einschlägig verändert. Für wissenschaftliche Bibliotheken kommen zeitgleich noch weitere Herausforderungen aus anderen sich wandelnden Bereichen hinzu, wie z.B. der Wissenschaftskommunikation, dem Datenmanagement und der Hochschuldidaktik. Dies zwingt die Informationseinrichtungen, sich fortlaufend an die sich veränderten Benutzererwartungen anzupassen, d.h. neue Informationsressourcen und Dienstleistungen zu entwickeln und anzubieten. Aber keine Bibliothek kann auf jeden einzelnen neuen Trend reagieren. Wissenschaftliche Bibliotheken müssen daher strategischen Prioritäten setzen. In der vorliegenden Arbeit wird untersucht, welche Prioritäten dies konkret sind, und ob die Bibliotheken damit gewappnet sind, auf neue auftauchende Entwicklungen zu reagieren. Für diesen Zweck werden verschiedene strategische Pläne von Bibliotheken ausgewertet, um mögliche Antworten auf diese Fragen zu finden.

Strategische Planung kann dabei definiert werden als ein systematischer Prozess, der der Umsetzung einer wünschenswerten Zukunft dient, wobei diese Vision in umfassende Ziele oder Zwecke und eine Abfolge von Schritten übertragen wird, um diese zu erreichen (nach Roberts & Wood, 2010). Dieser Prozess beinhaltet in der Regel sechs typische Schritte (nach Dole, 2013):

  • Entwicklung einer Vision.

  • Entwicklung eines Satzes von Kernwerten.

  • Die Durchführung einer Umfeld-Prüfung, um herauszufinden, welche externen Faktoren eine Organisation beeinflussen.

  • Ziele und Strategien entwickeln.

  • Den Plan umsetzen und festlegen.

  • Den Plan überprüfen.

Konkret werden mit der vorliegenden Untersuchung die folgenden zwei Fragen untersucht:

  • Was sind momentan die wichtigsten oder am höchsten priorisierten Themen für wissenschaftliche Bibliotheken in ihren strategischen Plänen?

  • Inwieweit stimmen diese Themen mit den Top-Trends überein, die die Association of College & Research Libraries (ACRL) und andere Berufs- und Forschungsorganisationen identifiziert haben?

Zuerst ein kurzer Blick auf die bestehende Fachliteratur zu diesem Thema. Die ACRL veröffentlicht regelmäßig eine Liste mit den wichtigsten Top-Trends, die Einfluss auf wissenschaftliche Bibliotheken haben. In den letzten zwei erschienenen Ausgaben, d.h. in den Jahren 2012 und 2014, wird jeweils die Arbeit mit Daten, inklusive Datenpflege, genannt. Ebenfalls Aufnahme in beiden Listen hat die Fähigkeit gefunden, den Wert von Bibliotheken zu demonstrieren. Außerdem hebt die ACRL auch Themen wie Probleme durch Open Access, die Bedeutung von erfolgreichen Studienabschlüssen, der Einfluss von Technologie sowie mobile Endgeräte, Altmetrics, digitale Geisteswissenschaften, Wandel in der wissenschaftlichen Kommunikation sowie veränderte Nutzererwartungen hervor. Eine zusätzliche Analyse der Rahmenbedingungen weist außerdem auf Bedenken bezüglich stagnierender Budgets und steigender Kosten, dem Einfluss durch Veränderungen bei der Hochschulausbildung (z.B. durch neue Angebote wie Massive Open Online Courses (MOOCs)), demographische Veränderungen in der Studentenschaft, neue Konzepte wie Open Education oder kompetenzbasiertes Lernen hin. Der Horizon-Bericht sieht Folgen für Bibliotheken besonders durch die sich schnell ändernden Technologien, Open Access, Bibliometrics, Internet der Dinge, semantisches Web und Linked Data. Abgesehen von diesen technologischen Veränderungen schlägt der Bericht vor, den Fokus auf multidisziplinäre und andere kollaborative Projekte zu lenken, die sowohl Chance als auch Herausforderung für wissenschaftliche Bibliotheken bedeuten. Ithaka S+R berichtet, dass Dozenten die Bibliothek hauptsächlich als Einkäufer von Materialien ansehen. Als weniger relevant wird dagegen die Rolle der Bibliotheken als Unterstützung für Forschung und Lehre eingestuft.

Insgesamt wurden 63 strategische Pläne ausgewertet, was einen Anteil von 37,1 % der insgesamt 170 Institutionen entspricht, die an den ACRL National Summits teilgenommen haben. Hierbei haben sich u.a. folgende Resultate und Aussagen ergeben:

  • 40 der untersuchten Bibliotheken (63,5 %) haben neben der Festlegung eigener strategische Pläne und Ziele, sich in variierendem Umfang auch auf den Auftrag, den Zielen und/oder den strategischen Plänen ihrer übergeordneten Trägereinrichtung bezogen.

  • Nur 17 (27 %) Bibliotheken haben explizite Verknüpfungen zwischen ihrem Plan und dem größeren Plan ihrer Universität gemacht.

  • Ebenso haben 17 Pläne (27 %) spezifische Kennziffern für die Bewertung der erreichten strategischen Ziele integriert. Fünf dieser Pläne (7,9 %) beinhalten eine SWOT-Analyse, während vier (entspricht 6,4 %) zudem noch eine Überprüfung der Rahmenbedingungen enthalten.

  • In den für diesen Beitrag ausgewerteten strategischen Plänen sind die Top-Prioritäten der Bibliotheken die Sammlungen, physische Räume, Zusammenarbeit und Anleitungen. Diese Themen werden in mehr als drei Viertel aller strategischen Pläne aufgeführt. Die eindeutig höchste Priorität genießen dabei die Sammlungen/Bestände, die von allen Bibliotheken (100 %) in ihren strategischen Plänen berücksichtigt werden. Zusätzlich haben darüber hinaus weitere Themenbereiche in den Plänen einen Bezug zur Bestandsentwicklung und -verwaltung. So wird z.B. in 51 Plänen (81,1 %) der Zugang zu den Sammlungen als eine Priorität erwähnt. Umgesetzt werden soll dieser Punkt bei vielen Bibliotheken durch die Einführung einer Discovery-Plattform, um die Suche zu verbessern. Einige Pläne diskutieren auch verschiedene Formate für die Bestandsentwicklung, wobei 21 (33,3 %) einen möglichen Wechsel von Print zu elektronischen Informationsressourcen überlegen.

  • Obwohl der Schwerpunkt der meisten strategischen Plänen auf der allgemeinen Sammlung liegt, ist auch ein gewisses Interesse an Spezial- und lokalen Sammlungen vorhanden. 36 (57,1 %) der Dokumente weisen Pläne für die Einführung oder Erweiterung von institutionellen Repositorien, 26 (41,3 %) beinhalten Pläne für die Erhaltung von Beständen und 20 (31,8 %) beschäftigen sich mit Digitalisierungsprojekten.

  • 60 Pläne (94,2 %) beinhalten Strategien rund um das Thema Einrichtungen, insbesondere von Räumen. Die Ausrichtung variiert bei dieser strategischen Richtung allerdings. Einige Pläne sprechen eher in allgemeiner Form von der Erstellung von komfortablen, einladenden und geschützten Räumlichkeiten für ihre Benutzer. Andere beinhalten konkrete, spezifische Ziele wie die Schaffung eines Treffpunkts oder eines ruhigen Studienraumes. Interessanterweise beinhalten viele Pläne – obwohl Sammlungen als die wichtigste strategische Komponente angesehen wird – eine geplante Reduzierung bei den Räumlichkeiten, die für Sammlungen vorgesehen sind. Vielmehr sollen diese Räume z.B. zum Lernen, für Gruppenarbeit oder auch für neue Technologie freigegeben werden. Diese Institutionen planen, den Fokus somit zukünftig mehr auf Online-Informationsquellen auszurichten, und dies auf Kosten von gedruckten Materialien.

  • Zusammenarbeit wird in 50 Plänen (79,4 %) erwähnt. Allgemein steht dabei die verstärkte Zusammenarbeit der Bibliothekare mit einzelnen Personen sowie den verschiedenen Abteilungen auf dem Universitätsgelände im Blickpunkt des Interesses.

  • Die 4. beliebteste strategische Ausrichtung betrifft Unterricht. In 48 (76,2 %) Plänen findet sich dieses Thema wieder. Auch wenn in den ausgewerteten strategischen Plänen viele eine Unterstützung für Forschung und Lehre anzeigen, sind hiermit in erster Linie Bibliotheksschulungen gemeint. Bezogen auf solche Bibliotheksanleitungen findet sich in 44 (69,8 %) der Pläne auch der Begriff der Informationskompetenz.

  • Weitere wichtige strategische Ziele betreffen Mitarbeiter, die Durchführung von Assessments und die Steigerung der Bekanntheit der Bibliothek und ihrer Ressourcen durch Marketing, Public Relations oder soziale Medien.

  • Relativ hohe Priorität bei den strategischen Plänen genießen auch Themen wie virtuelle Räume, Webseiten und mobil-freundliche Informationsressourcen.

  • Es gibt aber auch einige unterrepräsentierte Themen in den Plänen, bezogen auf die in der Fachliteratur genannten Entwicklungen. Dazu zählen Dienste rund um Daten, die für die Hochschulwelt einen allgemeinen Haupttrend für die kommenden Jahre darstellen. Ebenfalls relativ wenig Platz in den strategischen Plänen wird Budgets und der Beschaffung von Finanzmitteln eingeräumt. Geringe Bedeutung haben zudem überraschenderweise die Kommunikation des Wertes einer Bibliothek sowie der Einsatz von neuen Technologien für Informationsprodukte und Dienste.

Das Fazit dieser Untersuchung lautet, dass Bibliotheken mittels eines strategischen Plans ein sehr hilfreiches Instrument zur Verfügung steht, um sich aus der eigenen "Komfortzone" zu bewegen. Genau da liegt aber das Problem der in dieser Arbeit analysierten Pläne. Gesamthaft bieten die identifizierten Top Trends bei den untersuchten strategischen Plänen nämlich keine große Überraschung. Interessant ist eher, dass wichtige Entwicklungen für den Hochschulbereich, wie Datendienste, nur relativ wenig Resonanz in den ausgewerteten Plänen erfahren. Gerade diese auch für den Hochschulbereich neuen Themen wie Datendienste und Technologie (Social Media, mobile Dienstleistungen) bieten Bibliotheken die sehr gute Möglichkeit eine Führungsrolle zu übernehmen. Bewegt man sich aber aus dieser "Komfortzone", eignen sich strategische Pläne nicht nur als ein taktisches Planungsdokument, sondern auch als eine Marketingmaßnahme, mit der die Bibliothek ihren Wert kommunizieren kann. Auf diese Weise kann vermittelt werden, welche Rolle die Bibliothek beim Erreichen der allgemeinen Universitätsziele einnimmt sowie welche Initiativen sie maßgeblich (mit)gestaltet.

Quelle: Saunders, Laura: "Academic Libraries' Strategic Plans: Top Trends and Under-Recognized Areas"; in: Journal of academic librarianship; 2015, Vol. 41, No. 3, 285-291, http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2015.03.011

Schlagwörter: Bibliotheken, Datendienste, Hochschulen, Social Media, strategische Planung, Trends

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