Spezialsammlungen als Hoffnungsträger für Informationseinrichtungen

Ausgabe 02/2013

Spezialsammlungen besitzen für Informationseinrichtungen eine große Bedeutung. Sie ermöglichen nicht nur ihren Usern Zugang zu seltenen Materialien und Inhalten, sondern steigern den Wert auch für ihre Trägereinrichtungen. So ist es nicht verwunderlich, dass viele wissenschaftliche Bibliotheken die Bedeutung dieser einzigartigen Bestände erkannt haben und versuchen, dies noch zu steigern, indem sie diese Sammlungen digitalisieren, um sie für ein noch größeres Publikum verfügbar zu machen. Bisher ist aber wenig darüber bekannt, was passiert, wenn solche Digitalisierungsprojekte erst einmal abgeschlossen sind. Eine von der Association of Research Libraries (ARL) durchgeführte Untersuchung versucht, hier Hinweise zu liefern, wie sich Kosten, Einstellungen, Praktiken, und Umsätze bei dem Betrieb und Unterhalt von digitalen Spezialsammlungen gestalten. Für diese Studie wurde in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Ithaka S+R 209 Informationsspezialisten im Zeitraum von 10 Wochen zwischen März und Juli 2012 befragt.

Folgende Probleme müssen bei digitalisierten Spezialsammlungen beachtet werden:

  • Mehrheitlich (80%) sind die antwortenden Bibliotheksleiter der Meinung, dass digitalisierte Spezialsammlungen entscheidend für die Zukunft ihrer Einrichtung sind. Gleichzeitig sehen sie aber auf Seiten ihrer Institution eine mangelnde Bereitschaft, ausreichend in Aktualisierungen und Erweiterungen zu investieren.
  • Probleme bei der Zuständigkeit für solche Digitalisierungsprojekte werden ebenfalls als eines der größten Probleme bei der strategischen Umsetzung angesehen.
  • Ein bekanntes "bibliothekarisches" Problem besteht ebenfalls bei den digitalen Spezialsammlungen. Die Informationsspezialisten investieren auch in diesem Bereich wesentlich mehr in die Erstellung neuer Informationsquellen, als in die Wartung und Weiterentwicklung der bereits erstellten Ressourcen.
  • Als größte Herausforderungen bei der langfristigen Wartung und Erhaltung ihrer Spezialsammlungen werden die finanziellen Mittel, technologische Ressourcen, zeitlicher Aufwand für die Mitarbeiter, Arbeitsprozesse und Standards einzuführen, strategische Planung für die zukünftige Ausrichtung der Digitalisierungsarbeiten sowie die Kompetenz der Mitarbeiter genannt.
  • Während neue Digitalisierungsprojekte durch mehrere interne und externe Quellen finanziert werden, wird die weiterführende Betreuung dieser Sammlungen fast vollständig allein aus dem Bibliotheksbudget bestritten.
  • Die Unterstützung von Open Access wird von vielen als Argument genutzt, um eine mögliche Umsatzgenerierung nicht zu verfolgen.
  • Obwohl als eine Hauptbegründung für den Betrieb von digitalen Sammlungen die verbesserten Zugangsmöglichkeiten für die Benutzer genannt werden, ist das Verständnis für die Bedürfnisse des Zielpublikums sehr gering.

Als mögliche Handlungsstrategien auf die gefundenen Problemfelder, werden folgende Empfehlungen vorgeschlagen:

  • Bestimmung der gewünschten Wirkung der digitalisierten Sammlungen. Geht es z.B. nur um die Erhaltung von empfindlichen Originalen, ist wahrscheinlich schon die Herstellung eines digitalen Ersatzstückes ausreichend. Will man eine digitale Bibliothek mit Inhalten füllen, ist auch in diesem Fall nach Beendigung der Digitalisierungsphase die meisten Arbeit getan. Beabsichtigt man aber eine Sammlung mit digitalen Inhalten bereitzustellen, die einen messbaren Einfluss auf die zugedachte Zielgruppe haben soll, erfordert dies noch weitergehende Aktivitäten. Dazu zählen die Bedürfnisse der Kunden zu erforschen, die User über die erhältlichen Inhalte zu informieren sowie die Benutzung der Sammlung zu fördern.
  • Es ist entscheidend, die Rollen und Verantwortlichkeiten bei solchen Projekten von einzelnen Personen sowie auch der verschiedenen Abteilungen genau festzulegen. Hier ist in erster Linie an die Zusammenarbeit zwischen dem für die Spezialsammlung zuständigen Informationsspezialisten sowie der IT-Abteilung zu achten, um die Zugangsmöglichkeiten der Spezialsammlungen an die allgemeine, digitale Infrastruktur der Trägerinstitution anzupassen.
  • Wird beabsichtigt, eine wirklich bedeutende Sammlung für ein Zielpublikum aufzubauen, sollte man sich überlegen, in qualitative Marktforschung zu investieren, um seine potenziellen Benutzer genau kennen zu lernen. Dies bringt zumindest wichtige Informationen über den Wert, den Wissenschaftler und Studenten den digitalen Spezialsammlungen zusprechen. Im besten Fall liefert eine solche Analyse nützliche Erkenntnisse und liefert Hinweise auf mögliche weitere Bereiche, die gefördert werden sollten.
  • Für diejenigen Institutionen, deren digitalisierte Spezialsammlungen entweder über einen hohen Nutzungsgrad verfügen oder einen nachweisbaren Einfluss besitzen, empfiehlt es sich, weitere finanziellen Ressourcen, die über das "normale" Bibliotheksbudget hinausgehen, anzuzapfen. Solche Möglichkeiten bieten etwa Werbung oder Spendengelder, womit eine gewisse Flexibilität bei der Budgetverteilung erlangt werden kann.

Digitalisierte Spezialsammlungen ermöglichen es Informationseinrichtungen, Benutzer aus der gesamten Welt anzuziehen, die ansonsten kaum in der Lage wären diese Sammlungen zu sehen. So betrachtet sind sie tatsächlich eine erfolgversprechende Strategie für die Zukunft. Spezialsammlungen sind dabei nichts anderes als thematische Nischen für Bibliotheken, um das eigene Ansehen und ihren Wert zu steigern, wovon auch die Trägerorganisationen profitieren. Ein besseres Verständnis der User und ihrer Bedürfnisse ist beim Aufbau solcher Sammlungen allerdings elementar, um passende und wertvolle Sammlungen aufbauen zu können.

Quelle:

Maron, Nancy L.; Pickle, Sarah: "Appraising our Digital Investment: Sustainability of Digitized Special Collections in ARL Libraries"; February 2013, online abrufbar unter http://www.arl.org/bm~doc/digitizing-special-collections-report-21feb13.pdf

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